Tidrapportering som blir faktura, utan att någon skriver om timmarna

På en byrå är tidrapportering sällan det som gör ont. Det som gör ont kommer efteråt. Projektet är levererat, timmarna är rapporterade, och nu ska någon föra över dem till ett annat verktyg för att skicka fakturan. Rad för rad, timme för timme. Samma siffror, en gång till.

Det steget landar nästan alltid på en människa. Ofta på en fredag, ofta på den som redan har fullt upp. Varje gång timmarna skrivs om finns risken att en rad glöms, en sats blir fel eller en faktura går ut senare än den borde.

Det är där en byrå tappar pengar. Inte på att arbeta, utan på att flytta samma information mellan system som inte pratar med varandra.

Var tiden faktiskt läcker

Tänk på hur en byrå faktiskt tar betalt. Konsulten jobbar. Tiden hamnar i ett tidrapporteringsverktyg. Projektledaren stämmer av. Sedan öppnar någon ekonomisystemet och skriver in allt på nytt för att skapa fakturan.

Själva rapporteringen tar minuter. Omskrivningen efteråt, avstämningen, jakten på vilka timmar som är fakturerbara, det är det som drar tid. Och det är osynligt, för det står inte i något projekt som en egen post. Det bara händer, varje månad.

Låt tiden logga sig själv

Första steget är att sluta mata in tid för hand. I Axelio loggas tid från arbetet som görs och läggs på rätt projekt, med koll på vilken arbetsyta det tillhör. Timmarna hamnar direkt i underlaget för fakturerbara timmar, inte i ett kalkylark vid sidan om.

När tiden redan sitter på projektet finns det inget att föra över senare. Underlaget byggs medan arbetet pågår, inte i efterhand.

Från rapporterad tid till färdig faktura

Här är den del som brukar vara manuell. När ett projekt är levererat tar Axel, den inbyggda AI-operatören, de fakturerbara timmarna och posterna från projektet och gör fakturan klar. Ingen skriver om timmarna.

Så här fungerar det under huven. Axel läser de fakturerbara tidsposterna på projektet, räknar ihop dem till fakturarader efter timmar gånger rätt timpris, grupperar per uppgift eller kategori, och räknar ut summa, moms och totalt. Resultatet blir ett riktigt fakturautkast, inte ett förslag i en chatt.

När Axel inte hittar ett timpris för en post gissar den inte. Den flaggar att priset saknas så att du kan sätta det själv. Du får hellre en tom ruta att fylla i än en siffra någon hittat på.

Du bestämmer hur mycket Axel får göra

En AI som rör din fakturering måste gå att styra. I Axelio sätter du per arbetsyta hur långt Axel får gå på egen hand. Vissa saker får den göra själv, andra ska du godkänna först. Allt den gör loggas, och behörigheter styr vem som får göra vad.

Så du kan låta Axel förbereda utkastet och stanna där, med dig som sista kontroll innan något skickas. Operatören kör tråket. Beslutet är ditt.

Fortnox och momsen följer med

För svenska byråer sitter ekonomin oftast i Fortnox. Axelio har en tvåvägskoppling mot Fortnox som är byggd in, inte påklistrad: fakturor, betalningar, kunder och leverantörer synkas mot ekonomin.

Du ser läget när du vill se det. Intäkter, kostnader, kundfordringar och moms att betala räknas fram vilken dag i månaden som helst, med hänsyn till omvänd skattskyldighet. Du behöver inte vänta på ett månadsbokslut för att veta var byrån står.

Se det på din egen data

Det bästa sättet att förstå det här är att se det köras på riktigt. Vi sätter upp ett konto åt dig och låter Axel bygga ett fakturautkast från ett projekts rapporterade tid, framför dig, på din egen data.

Om tidrapporteringen redan fungerar hos er är det inte där vinsten finns. Vinsten sitter i steget efter, det som fortfarande görs för hand. Det är det steget Axel tar.